皆さんこんにちは！
ユニリタ法務部の小平です。

まずはこちらから。
「ラーメン食べるために自転車で走れば、実質カロリーはマイナス」シリーズ。
今回は、幕張にある「幕張ノ牛骨」！
幕張では知る人ぞ知る名店。

今回は限定の牛骨豆乳ラーメンを頼みました。牛骨スープをベースとしてほのかに香る豆乳のハーモニー。優しく上品なラーメン。レベル高すぎ！

電子契約「クラウドサイン」導入の背景

さて、今回の話題はユニリタ法務部のIT企業ならではの業務効率化の取り組みについてお話しさせていただきます。

最近では、さまざまなクラウドサービスを使うことが多くなり、昔に比べて本当に楽になりましたよね。手作業でやっていた時代が懐かしい…

でも人間って不思議で「楽になった」と思ったら、今度は「楽になっていない」ところが気になるものなんですよね。

ちょっと話はそれますが、車の各所に制振材や吸音材を取り付けて社内騒音を低減させる「デッドニング」や「調音施行」などと呼ばれる作業があります。タイヤ周りにこの作業を実施してロードノイズが減ったと思った瞬間、今度は今まで気にならなかったエンジン音や窓の風切り音が気になってしまうという始末😅

話は戻りますが、ユニリタ法務部では、5年以上前から契約締結手続きとして弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」を導入して電子化しています。

思えば、いつかの台風で出社できなかった時に、これから出社できないことも多くなるであろうことを見越して電子契約の導入を決意したものでした。

その後に図らずもコロナ禍が契約手続きの最大の敵として現れましたが、ユニリタでは電子契約を導入していたために、リモート環境下でもそれほど影響を受けることはありませんでした。

便利さの裏に潜む課題

「クラウドサイン」は、インターフェースも分かりやすく、紙の郵送作業も印紙代も不要。さらにわれわれとしても出社する必要もなくリモート環境からわずか数分で契約完了できる。

「クラウドサイン」による契約締結作業自体はイイことずくめなんですが、その前後にある「面倒くさいな」と思う業務フローにストレスを感じていました。

この、かつての「面倒くさかった」フローを示すと以下の通りです。

1. 営業担当者が法務に対してメールで電子契約依頼

2. 法務がメールに記載されている宛先や添付の契約書をクラウドサインへ転記＆アップロード

3. クラウドサインで送信

4. 締結済みの電子契約データを所定のフォルダへ保管

営業担当としては、取引先に電子契約を送りたい場合に、社内の誰に対して、どのような情報を伝えればよいのかなどといった社内手続きが分からない（1）。法務としては、メールで伝えられた情報をクラウドサインに転記する手間がかかる（2）。また、締結済みデータを都度ダウンロードして所定のフォルダに格納する手作業が生じる（4）。

悪い意味での、塵も積もれば山となる。

例えば(2)の転記作業は1件当たり約5分×1カ月あたりの件数が約100件だとすれば、約8時間（※ユニリタでは四半期末月はこの2倍以上）も時間が取られていることになります。

業務フローの自動化：「bindit」があるじゃん！

何とかこの時間を省略できないかなと考えていたところ、灯台下暗し！業務フローを自動化するSaaS連携ツールである自社サービス「bindit（バインドイット）」がその救世主として登場したのです。

「bindit」は専門的な知識が無くても、アプリケーション連携を簡単に自動化するサービスなのですが、非IT部門のわれわれでも遊び感覚で自動連携を設定することができました。

新たに電子契約申請用のGoogleフォームを作成し、担当者はこのフォームから各種情報を入力します。担当者がフォームに入力するとすべての情報が自動でクラウドサイン上に下書き保存されるフローとなりました。

法務部は毎日決まった時間にクラウドサインの下書きに保存されている情報を確認し、問題が無ければ送信ボタンを押すだけという手続きに省略することができました。

また、上記図には示されていませんが、電子契約締結後のフローとして、クラウドサインとGoogleドライブを連携させて、所定のフォルダに自動で電子契約データが格納される仕組みです。

遊び感覚で触ったサービスにより、自分たちで業務効率化を実現することができた経験でした。遊び感覚で業務をしたのは初めてかもしれません。

この遊び感覚で実現した業務効率化は他にもまだありますので、また次回にでも！