こんにちは！ユニリタ人財戦略部の佐々木です。
前回は福利厚生の【社長のおごり自販機】の紹介をしましたが、今回は「なぜユニリタがハイブリッドワークを実現できているのか？」の裏側に潜入！
社員満足度が高いリモートワーク環境支援の【リモートHQ】について紹介します！

リモートワークに適した環境って？（リモートHQ導入背景）

「働き方改革プロジェクト」の始動
ユニリタはもとより、2020年東京オリンピック・パラリンピック（東京大会）開催に向けて、政府の働きかけである「テレワーク国民運動プロジェクト（東京大会を契機としたテレワークによる多様な働き方の実践）」に対応すべく、リモートワーク環境の整備を進めていました。とは言うものの、2019年当時の私たちは大会期間中の相当な混雑に対する意識は低く、必要性を感じていないため、働き方を変えるのは容易ではありませんでした。社内では「働き方改革プロジェクト」が発足してリモートワーク実施を呼びかけていたものの、応ずる社員は少数のみ。

そんな時、コロナにより私たちはリモートワークを余儀なくされました。先述のとおり、ユニリタはリモートワーク環境の整備に着手していたため、比較的早期にかつスムーズに、全社員がリモートワークに移行することができたと思います。

個人ごとの環境の整備が課題
リモートワークに移行はできたものの、想定以上の環境変化だったため、社員の業務環境はとても十分とは言えませんでした。そこで、在宅援助金として月5,000円を会社から支給し、各々で業務に合った環境を整備してください、ということとなりました。ちなみにこの援助金は、ネットワーク、デスク周り、PC機器関連、空気清浄機、水道光熱費など、その使用用途は各自に委ねられていました。

リモートワーク継続方針を決定
しばらくして、コロナが落ち着き出社を促す企業が増える中、ユニリタはリモートワークの継続を方針として決定しました。リモートワークでも社員の生産性が下がる傾向がなく、オフィスを縮小したこともあり、積極的に社員に出社を推奨することができない状況もありました。リモートワークの継続を決定したものの、在宅援助金は福利厚生の観点で今後も適正な制度か？と再検討が行なわれました。理由として、毎月5,000円が給与加算されることの個人・会社双方の税金負担増や、在宅援助金の使用用途・効果が分かりにくいこと、環境整備はそもそも会社が用意することではないのかという点が挙げられました。

福利厚生のあるべき姿を模索
本来の福利厚生としての補助を目的としたい！という背景から、在宅援助金を廃止し、会社社員にリモート環境を継続して提供できる、HQ社の「リモートHQ」を採用しました。

導入の経緯（苦労話、良い話）

前段で少し触れましたが、「リモートHQ」の導入に至った経緯を掘り下げてみます。

当初からの課題と解決方法の模索
コロナの影響でリモートワークを余儀なくされ、在宅援助金を支給して個人ごとにリモート環境を整えてもらって、生産性も下がらず業務遂行ができて・・・。ここまでは、社員も会社も、苦労はありながらも比較的スムーズに実施できたように思います。
しかし、やはり在宅援助金という現金支給に対して、さまざまな観点で本質からズレているというのが会社としては課題でした。

ちょうどそんな時、役員からリモートHQのサービスを教えてもらったのが検討のきっかけです。私たちの課題に対して、解決の兆しが見えた点が評価に至りました。

社員への説明　
会社としては、上記の課題が解決できることが大きな評価ポイントとなりました。しかしながら、在宅援助金を受け取り続けている社員からは、さまざまな反発がありました。「現金支給の方が自由度が高くて良い」、「概ね環境が整っているのに備品レンタルの必要性を感じない」、「メリットを感じない」など、多くの意見がありました。

実際、私も現金支給の方が自由度が高いので制度の変更には反対でした。当時の私は営業部から管理部門に異動して日も浅く、経験値として管理部門の視点が無かったことも大きかったと思います。会社の運営に管理部門の観点で携わることの意味を、この後理解することになります。会社としての立場から福利厚生を提供することは、さまざまな観点での検討が必要だということを学びました。

リモートHQの導入に際しては、コロナ禍ということもあり、オンラインでの説明会実施となりました。実際の説明は、グループ業務本部の副本部長から行ってもらいました。

制度移行の理由説明から始まり、さまざまなレンタル品の利用ができること、使用感が満足できなかった場合には返却交換できること、通信費と電気代を経費で補助されること、本サービスを利用することで節税効果が生まれ、それを社員に還元することで在宅援助金より多い8,000円分のポイントが使えることなど、社員に対してもメリットを感じてもらえるような説明会と丁寧な質疑応答を心がけました。

当時はコロナ禍の混乱や不安、ストレスなども多かったですし、社員から共感をしてもらうには時間をかけて対応する必要があったと思います。

HQ社からの支援

サービスの検討時から導入に至るまで、HQ社からはさまざまなサポートを受けました。コロナ禍で現金支給する会社もあったので、当社と同じ課題に直面している企業も多く、相談されることもあったと言います。リモートHQの導入に至った点は、この課題の解決が可能だったということもありますが、HQ社の創業のお話しや、福利厚生を社員のために最大限に提供し、会社と社員が共に成長し続けることを目指すことから生まれたサービスであることに共感を得たと聞いています。

サービス検討時、この企業理念に基づく充実した福利厚生サービスであり、取扱製品範囲の説明や、経費精算において経理部の業務負担が増えないよう、経費精算の確認やデータ化を委託できる点など、導入に対する不安や課題点を一緒に模索し解決策を提示してもらいました。
また、社員への説明会では反発やさまざまな意見が出ることを想定した質疑応答に備えるなどの対応もしていただきました。説明会後の質問にも丁寧に回答していただいたのが印象的でした。

また、利用開始時に「コンシェルジュ相談」が利用できるのもユニークなサービスです。リモートワーク環境の整え方を相談したり、多くのレンタル品の中から自分に合った製品を提案してくれたり、現在使用している製品のアップデート版の相談に乗ってくれたり。環境の作り方を個人ごとに提案してくれるので、機器に疎い人でも安心して環境を整えることができます。

社員の反応（生の声）

2023年4月に本サービスの利用を開始し、現時点で1年半以上利用をしています。当初は活用方法が見いだせなかったり、既に充足した環境に手を加える必要がなかったり、経費精算はちょっと面倒そうだし・・・。実際に利用を開始したのは社員の半数ほどでした。

新しいサービスの利用に最初はためらうことが多いと思いますが、使用者から続々と好意的な声を聞くようになりました。

「機能性の高いイスを借りられて腰痛が改善できた」とか、「デスク周りを見直すきっかけになって整理できた」、「モニターを借りてデュアルモニターで仕事ができて捗るようになった」とか、「健康促進のための商品もあって、好きなアロマでリフレッシュしながら仕事ができるようになった」とか、社員同士の口コミが反響を呼んで利用者数が拡大していきました。現在では約9割の社員がレンタルや通信費・電気代の補助として利用している状況です。

どうやって社内に浸透させているのか

利用開始時は不安なスタート
今では多くの社員が利用している人気の福利厚生になり、在宅援助金の制度から切り替わった直後に比べるとホッとしています。リモートワークの環境に対する福利厚生なので、社員の自宅の状態を見られる訳でもなく、利用実績でしか実感できないものでした。それでも出社のタイミングで、社員からたくさん声をかけてもらったのが社内浸透につながったと思っています。

社員の口コミが利用の促進に
出社をするとリモートHQの使い方や、おすすめを聞かれたり、逆に、使って良かった感想を教えてくれたり、自分の使用感を基に周りにアドバイスをしてくれたりと、コロナで社員同士が会えなくなってから会話が減っていったものの、久しぶりに会社で会うと「リモートHQ使った？」「何を借りてるの？」などと情報交換をしている機会に触れることがありました。
私も口コミを参考にしてモバイルモニターを借りたり、買うと高額なヘッドセットの使用感を伝えておすすめしたり、経費精算も活用しているのでレンタルする物が無い人には精算をしてみることを提案したりしていました。
改めて振り返ると、私たち運用側だけの努力ではここまで浸透できなかったなと思います。これはユニリタの社風なのかもしれませんが、和気あいあいとしていて、良いことは周りにも共有・共感してもらいたい！という社員が多いのかもしれませんね。

新しいメンバーへの案内も大切に
また、ユニリタではグループ内からの転籍やキャリア入社する方も多いので、「この福利厚生は使わなきゃ損！」というぐらい推して、リモートHQを積極的に使ってもらうように案内をしています。
案内の方法として、入社時に福利厚生として案内し、社内ポータルにドットコム（部署に特化した社員へのお知らせページ）を開設しました。これにより、誰でもサービスの仕組みや利用方法を知ることができるようにし、情報開示・提供の場を活用するようにしています。
また、HQ社からの定期的なサポートで入社約半年～1年の新規ユーザー向けにフォローアップをしてもらうことで、利用者の率直な意見や環境の状態などを把握することができています。

私の活用例

導入背景や利用促進などのお話しをしてきましたが、もちろん私も絶賛利用しています！私の環境がちょっと特異かもしれませんが、ご紹介したいと思います。
＜自宅の環境＞
・部屋が狭い（賃貸物件。選択の際、広さに対しての優先順位が低い）
・ネットワークの環境がない（自宅でネットワーク環境が無くても大丈夫な生活）

＜利用している・したもの＞
・モバイルWi-Fi
・モバイルモニター
・スピーカーマイク
・経費精算

この中でも現在も利用している「モバイルWi-Fi」と「経費精算」について紹介したいと思います。

モバイルWi-Fi
ネットワーク環境が無い家というのがそもそも不便ではないの？と思われる方がいるかもしれません。大丈夫なんです。比較的アナログかつスマホがあればどうにかなるという生活を送ってきてしまったので、生活に支障はありませんでした。

しかし、いざリモートワークをするとなると、コロナ禍はWeb会議が多くなり、データ通信量が多くなって、会社支給のスマホも個人スマホもテザリングの上限を超え通信スピードが落ちてしまう。そんなことが数カ月続きました。そこで当時の在宅援助金を使ってモバイルWi-Fiをレンタルすることでやり過ごしていました。やっぱりネットワーク環境って必要なんだな、と思ったのはこのタイミングです。そんな時にリモートHQが開始され、真っ先に借りたのが「モバイルWi-Fi」でした。「このまま自宅にネットワーク環境を設置しなくても、引き続きデータ通信制限の呪縛から開放される！」とても嬉しかったです。今は自宅でも、移動先でも、ワーケーション中でも、モバイルWi-Fiがとても重宝しています。

経費精算を活用
経費精算は、毎月の通信費と電気代（国税庁の通達範囲）のみ申請ができます。私も毎月申請を行っているのですが、領収書を添付して、支払金額、リモートワーク日数、部屋の広さ等を入力するだけで申請完了です。ただし、全額精算できる訳ではなく、決まった計算式に必要項目を入力すると、経費として認められる金額が確定します。最初はちょっと面倒だなと思っていましたが、毎月申請すれば慣れますし、気候変動や光熱費高騰の影響を受けている現在はとても助かる内容です。

今後に向けて

リモートワーク、ハイブリッドワークの検討・課題は今後も「新しい働き方」という観点で続くものだと思っています。リモートHQのさまざまな製品ラインナップから、社員が個々に合った働く環境を整え、生産性も維持できていることは確認できましたが、やはり社内の理解や協力があって実現できていると思っています。

もし、リモートワーク、ハイブリッドワークの実践で課題を抱えている方がいましたら、このnoteを参考にしていただければと思います。
ユニリタは、リモートワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークを実現してていますが、リモートワーク環境を整えるだけでは福利厚生の観点としてはまだ足りないだろうなと思っています。
HQ社と一緒に、また、社員と一緒に、より一層時代に合った福利厚生を考えて提供（活用）できるようにしたいと思っています。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
ユニリタの福利厚生の裏側はどうでしたか？導入当時を知っている社員は、そんなこともあったね～とか、そうだったんだ～と思ってもらえたかなと思います。

また、関連する記事があるので、是非こちらも見てください。

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