こんにちは、ユニリタの秘書担当、うるとらセヴンです。

前回の「二足のわらじを履いた秘書？！編」でnoteデビューを果たし、声をかけていただく機会が増えました。

ありがたいことに、続編のオファーをいただいたので、今回は実際の日常について、紹介していきたいと思います😊

IT企業のオフィス

入社して初めて、ユニリタの品川オフィスに足を踏み入れたときの感想。

…おしゃれ…！！！✨

明るく天井の高い空間。
整然と並ぶロッカー。
スタイリッシュなデスクと椅子。
卓球台を模した机もある…遊び心ありすぎ！！！

さすがIT企業✨（完全なる私見です…）

そして、何より驚いたのが、
基本的に、全席『フリーアドレス』だということ！

役員席すらもフリーアドレスという自由さ。
社長や専務こそ固定席があるものの、
社員がいるフロアには、特に区切りもなく、
ラウンド型や昇降式、モニター付きの机など、
さまざまなタイプの席があります。

社長、専務を含め、ユニリタには2024年現在、
6名の取締役（社外取締役2名含む）と、
10名の執行役員（うち4名が取締役と兼務）、
監査役、顧問などがおられますが、
グループ会社社長を兼務している人も多く、
毎日、品川オフィスにいるわけではありません。

役員席も、何となく固定化している場所があるようですが、出社しているメンバーによって変化があるので、注意が必要です👀

秘書の事情

もちろん、私自身の席も自由です。
秘書という仕事柄、これまで席は固定であることが多かったので、これは衝撃でした。

一般的に、役員席周りレイアウトの注意点として、
・秘書の机は、来客や役員の出入りの様子が見える位置にする
・役員と秘書が同室の場合は、机が向かい合わないようにする
というルールのもと、席が配置されていたように思います。

理由として、

①役員が、仕事を指示するために（秘書を）呼びやすい
②秘書が、役員の在席を確認できる

などが挙げられます。

会社によって、秘書の業務内容も異なりますが、これまでの経験上、①は本当によくありました。
「〇〇さんに至急アポイント取って」
「△△会議の日程調整って今、どうなってる？」
なんてことは、日常茶飯事。

指示しようと部屋から出てくるたびに、役員が秘書の席を探していたら…👀

って、想像したらそれはそれで面白いですが、秘書の仕事は、役員がパフォーマンスを最大限に発揮できるようサポートすること💪

ですから、秘書探しは、多忙な役員にとって負担になってしまいます💦

②についても、秘書ならではの事情がありました。
社員から「今、社長忙しそう？至急相談したいことが…」と聞かれたり、
役員から「急ぎ社長に渡しておいて」と大事な資料を預かったり、
社外から「社長いる？」とかかってきた外線電話を、内線で繋いだり…

おや！そういえば…
ユニリタにおいて、今は社内の固定電話が廃止されているので、外からの電話を繋ぐという業務はありません。
秘書業務にも、IT化の波が…！！！

朝イチですること…席決め！

さて、ユニリタのオフィスに出社すると、
毎朝、自分のその日の居場所を決めるわけですが、
私なりの『ベストポジション』があります。

それは…ここだけの話🤫
社長と専務の席は、少し離れているのですが、両方がちらっと視界に入るくらいの位置…が理想🤗

真正面にいたら、お互い落ち着かないでしょうし、とはいえ『存在確認』は常にしたい…
という秘書マインドによるものです(笑)

ただ、毎日ベストポジションがGETできるわけでもなく、日によって、あちこちに座っています。
お隣が誰になるのか、ちょっとしたワクワクがありますし、思わぬ出会いで、親しくなるきっかけにもなるのがフリーアドレスの魅力です✨

IT企業であるユニリタは、技術部門の社員が多いのですが、リモートワークしている人が多く、普段接する機会はあまりありません。
ですので、偶然お隣に…というきっかけは、とても貴重なものだったりするのです。

隣の席にペットボトルが置かれてないな…と気づいたときは、勇気を出して「ドリンク（社長のおごり自販機）やりませんか？」
と声をかけてみたりして😊

ユニリタ版・ウォーリーを探せ？！

フリーアドレス！自由最高！と、入社直後の私はワクワクしていました。

しかし、すぐに気づいたのです。
自分の席も自由だけれど、他の人も皆、自由だということを😲
（当たり前のことなのですが…）

固定席だと、座席表があり、誰がどこに座っているか視認でき、不在でも、書類などをデスク上に置いておくことができます。
ですが、フリーアドレス席では、それができない！

例えば昨日、ラウンドテーブルにいたけれど、今日は？
この前は青い服を着ていたけど、今日は？
探している人がどこにいるかさっぱり分からない！困った！！！

こんな感じで、入社後1年経った今でも、人探しには難儀しています。

そんなときは…どうする？！

私のモットーは、

✨人に聞く！🙌✨

皆さん、嫌な顔ひとつせずに「今日はあそこに座ってるよ」と教えてくれますし、時には同行して、ご丁寧に紹介までしてくださいます(笑)

最近は、逆に聞かれることも増えて、少しずつではありますが、ユニリタの一員になりつつあるのかなと嬉しい今日この頃です。

技術新人によるシステム開発も

とはいえ、「居場所を把握したい」「席を事前予約したい」など、社内からの要望が高まっているのも事実です。

先日、社内で行われた技術新人による『チーム開発研修成果発表会』において、なんと！テーマが『座席管理システム』でした！

2024年に入社し、技術部門に配属された新入社員が2チームに分かれ、1カ月半にわたって開発した成果を発表するのですが、
とても興味深い内容でした。

例えば、出社したらまず、座席に貼ってあるQRコードを読み込み『着席中』にステータスを変更。
コメント（おごり自販機まだの人声かけてください！など）を入力できます。
オフィスレイアウト図には、使用者の名前やアイコンが表示されて、視覚的に居場所を把握できるようになっています。

新入社員が開発したこのシステムは、
来月、品川オフィスにて期間限定で運用されるとか。
社内の課題をきっかけに、システム開発に繋げていく…まさにIT企業✨
これからも、ユニークで、利他の精神に沿った素敵なシステムが誕生するのを楽しみにしています😁

最後に…

今回は、ユニリタの魅力のひとつ、
フリーアドレス席について紹介しました💻

入社してようやく1年、まだまだ話していない人がいますので、もっと多くの人とコミュニケーションを取っていきたいと思っています！

そうそう、もうひとつのわらじ、DE&I推進については、現在、12月開催の第3回イベントに向けて準備中です。
また、D&I検定3級を受検すべく、
勉強にも励んでいます。

私にとって初めての『挑戦』が続きますが、
『知る』ことで、広がる世界があると実感しているところです。

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました😊

【イラスト／うるとらセヴン】

【わが家のウマ娘たち】

🐴ユキノビジン🐴　～岩手から来た栗毛の美少女～
DATA：父・サクラユタカオー　母・ファティマ（母の父・ロイヤルスキー）／牝／栗毛
紹介：ツヤツヤの栗毛に純白のメンコ、たてがみに純白のリボンを編み込んだ美少女ホース🐴
主な勝ち鞍：1993年クイーンステークス（GⅢ）

おすすめレース：重賞初制覇した1993年10月のクイーンステークス（GⅢ）。昭和の末から平成初期にかけて、地方出身馬が中央の大レースで活躍するケースが相次いだのですが、その1頭がユキノビジンでした。公営・岩手競馬でデビューし、桜花賞・オークス（GI）ともに2着を確保。「美少女」「グッドルッキングホース」と呼ばれ、特に女性ファンが多かったとか！まさにアイドルですね✨

お気に入りPOINT：三本脚が白いのが可愛い！この脚と、額の流星模様で「三白流星」と呼ばれるとか。白いメンコも珍しいです。