こんにちは。
ユニリタのマーケティング部で、
「Salesforce Sales Cloud」のシステム管理者をしている市野です。

最近になってSalesforceを導入したけど、
「営業の向けのレポートとダッシュボードってどんな風に作ればいいんだろう？」
「ダッシュボードを作ったはいいけど、営業が商談や行動をあんまり更新してくれない」
といった悩みをお持ちの方って意外と多いんじゃないかなと思います。

セールスフォース・ジャパンの営業の方に聞くと、
大体「サクセスナビ」を勧めてくれるんですけど、
これが非常に有用なので、とりあえず最初のうちはこれに頼ってみるのがオススメです。
Salesforceの運用を最適解に近づけるための、めちゃくちゃ重要な要素が見やすくコンテンツ化されていますよ。

とはいえ、サクセスナビ自体がそれなりに膨大なコンテンツ量なので、「後で読もう」みたいな感じになる方がいるんじゃないかなとも思います。

そのような方向けに、このnoteの記事では「ダッシュボードの利活用と定着化」に関するお悩みについてある程度実体験に基づいて、ポイントだけまとめようかなと思います。
　

ダッシュボードづくりの段取り

今回は、営業のマネージャー層が、商談や活動の状態をモニタリングするためのダッシュボーを作ることをイメージします。

ダッシュボードを考案して使い始めるときには、

といった段取りを組むのが大事です。

「これから商談を入力していく」組織や、「思うように商談データが蓄積・更新されない」組織は、一度データ可視化の流れを整理したり、見直してみると「いい感じの気づき」があるかもしれないです。

ダッシュボードは「運用」を意識する

上記で上げた5つのSTEPを、実行順ではなく重要度順にしたらどうなると思いますか？

個人的には、③→④→⑤→①→②です。

マネジメント用のダッシュボードを作ろうとすると、STEP②とSTEP④だけやってしまうことがあるんですけど、これは大体上手くいきません。

STEP③④⑤の流れが雑になると、SFA（Sales Force Automation）のユーザーの誰もが一度は口にしたことがあるであろう
「ユーザー（営業さん）がデータを入力してくれなくて！」
みたいな他責の状態に陥りやすくなります。

• どの項目を更新したら、どのダッシュボードに反映されるかがわからない

• 入力項目が多すぎて、日々更新すべき項目がわからない

• データを可視化するだけで、フィードバックがない

• 施策の度に入力項目が増える

• Excelやスプレッドシートでも同じようなデータを管理している

こういうよくある不満って、めちゃくちゃ重要なことなのに、意外と「解決しよう！」と動く人がいないもんです。

特に、「データを可視化するだけで、フィードバックがない」というのは非常に深刻だったりします。
よく考えたら、「誰からもリアクションが得られないことに対して、責任をもって積極的に取り組める」なんていう人は、人類史上稀に見る逸材ですよね。

データが更新された時は、何かしらの形でリアクションをするルールを定めるのが、定着化のポイントです。Chatterでもいいですし、Slackと連携してもいいです。
とにかく、反応したりフィードバックするルールを作ってみましょう。

運用定着化のコツ

あたりまえのことですが、SFAの運用定着化は、ユーザーがSFAの意義を理解し、価値を感じながら利用できることが絶対条件です。
どれだけユーザーに価値提供ができるのかという面で、管理者やマネージャーの技量も試されます。

ダッシュボードの利用と施策や活動へのフィードバックが正しく行われているかは、以下の観点で、定期的にモニタリングするとわかりやすいです。
少なくとも、開始から3カ月程度は利用状況を確認をするようにしましょう。

書き出してみると、意外と簡単なこともありますよね。みなさんの組織では、何個くらいルールがありますか？

おわりに

SFAの管理って難しいですね。
私もすごく悩むし、今でもできていないことが多いです。

最近は、商談フェーズの管理みたいな基礎的なところから、競合製品との勝敗分析だったり、マーケティング的な観点で顧客のWeb行動履歴の管理だとか、いろいろ頭を悩ませつつ考えています。

また、思いつくことがあったら記事を書いてみようと思います。

Account Engagementのフォームで入力された情報を活動とか商談に転記するみたいな内容だったり、競合製品の情報を商談に紐づけて勝敗分析するみたいな内容も、興味がある人いそうだったら書いてみようかな……